TPE/PME : Misez sur les outils collaboratifs même à petit effectif !

Comprendre et exploiter le potentiel des outils collaboratifs

Un outil collaboratif favorise le travail d’équipe en permettant aux salariés d’intervenir de manière simultanée sur les mêmes documents ou projets, qu’ils soient présents dans les mêmes locaux ou à distance (télétravail, autre site…). Ils peuvent prendre plusieurs formes et offrir différentes fonctionnalités : partage de fichiers, gestion de projet et des tâches, calendriers partagés, travail à plusieurs sur un même document, échanges formels ou informels…

Les avantages des outils collaboratifs pour les TPE-PME

Les outils collaboratifs ont investi le domaine professionnel pour optimiser les processus et dématérialiser les documents. Ils offrent de nombreux avantages :

• Un gain de temps et de productivité en centralisant tous les documents et échanges sur une même plateforme. Ce qui permet à chaque collaborateur de se concentrer sur son domaine d’expertise.
• La flexibilité des outils et leur utilisation sur smartphone, tablette ou ordinateur. Ce qui facilite le travail asynchrone et la gestion de l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle pour chaque salarié.
• Une réactivité améliorée grâce à des notifications informant le collaborateur lorsqu’il est concerné par une question, une tâche ou un indicateur.
• Une communication facilitée par des messageries instantanées (pouvant néanmoins être consultées en asynchrone) qui libèrent les messageries d’échanges plus ou moins formels.
• Une meilleure traçabilité des échanges. Ces outils fonctionnent en effet le plus souvent sur l’écrit, même s’ils autorisent des discussions en visio ou en vocal.
• Des fonctionnalités facilitant l’inclusion des personnes en situation de handicap (visioconférence, messagerie instantanée…).

La dématérialisation au service de l’efficacité des collaborateurs

Les outils collaboratifs jouent un rôle clé dans l’optimisation des processus dématérialisés : ils les fluidifient tout en les simplifiant et en rendant l’organisation agile. Même pour des structures à petit effectif, la dématérialisation apporte des solutions pour :

• Simplifier et accélérer la facturation et la gestion de la trésorerie (facture électronique par exemple),
• Optimiser les coûts d’archivage grâce au numérique,
• Sécuriser, centraliser et rationaliser les données de manière renforcée,
• Gagner en productivité en évitant les échanges manuels d’informations,
• Automatiser des tâches à faible valeur ajoutée au profit des missions d’expertise.

Enfin, la transformation numérique d’une entreprise améliore son attractivité et la rétention des talents : 46 % des employés sont prêts à quitter leur poste si celui-ci ne propose plus de télétravail (avec les outils collaboratifs associés).

Les outils collaboratifs pour s’organiser, gagner du temps et fluidifier les échanges

Le terme d’outil collaboratif recouvre toute une gamme de plateformes et logiciels aux fonctionnalités et objectifs différents.

Les plateformes de gestion de projet

Les outils de gestion de projet sont très intéressants pour organiser le travail, définir des priorités et suivre l’avancement des tâches. Trello, Asana, Monday.com, ClickUp… sont autant de plateformes, généralement proposées en ligne en mode SaaS, adaptées au TPME comme aux grandes entreprises grâce à des versions gratuites ou tarifées en fonction du nombre d’utilisateurs.

Ces outils permettent de travailler en équipe de façon plus efficace et transparente, en proposant une approche agile de la gestion de projet.

Les solutions de stockage et de partage de fichiers pour gérer les projets d’équipe

Les fichiers et documents d’une entreprise étaient autrefois dispersés dans les différents ordinateurs des salariés. Pour les partager, on utilisait sa messagerie ou un serveur interne. Les solutions de stockage et de partage de fichiers en ligne (cloud) vont plus loin en permettant aux collaborateurs de travailler ensemble et de manière quasi simultanée sur un même document. Chacun peut ainsi voir les commentaires ou les modifications des autres, afin d’avancer en équipe sans multiplier les allers-retours.

Il existe de nombreuses solutions : Google Drive, Dropbox, OneDrive, généralement reliées à des ensembles plus vastes de plateformes multifonctions. La plupart de ces clouds proposent des tarifs adaptés en fonction de la taille de l’entreprise et une version gratuite pour tester les fonctionnalités.

Les outils collaboratifs TPE-PME pour la communication interne des collaborateurs

Les plateformes de communication collaborative comme Slack ou Fleep sont très appréciées par les salariés. Elles permettent d’échanger des messages écrits avec tous les inscrits, un groupe ou une personne. La différence avec le mail, c’est qu’il s’agit de discussions plus informelles, comme un tchat, qui peuvent être consultées de manière synchrone ou asynchrone.

L’avantage principal de ce type d’outil est de maintenir une communication fluide et instantanée entre des équipes qui peuvent être dispersées géographiquement ou non. Cela évite par exemple d’être interrompu pour une question non urgente : la personne peut répondre quand elle le souhaite.

Les plateformes multifonctions pour tout centraliser sur une seule plateforme

Certains éditeurs ont développé des plateformes multifonctions rassemblant divers outils collaboratifs au sein d’un même écosystème. Les plus connues sont Google Workspace et Microsoft 365, qui proposent un espace de travail numérique, un cloud, un agenda partagé, un outil de visioconférence, une messagerie, des documents partagés…  L’avantage : tout est centralisé au même endroit et les outils fonctionnent en synergie, ce qui offre beaucoup de fluidité.

Les bonnes stratégies pour mettre en place les outils collaboratifs

Réussir la mise en place de ces outils demande une certaine anticipation, car les processus de travail sont souvent bouleversés. Il convient d’associer les collaborateurs afin de faciliter leur appropriation rapide des outils.

Diagnostiquer les besoins

Avant d’opter pour un ou plusieurs outils collaboratifs, faites le point sur la situation pour savoir où votre entreprise en est de sa transformation numérique. Quels outils sont déjà en place ? Quel est le niveau d’appropriation des collaborateurs avec ces outils ?

Vous pouvez aussi vous demander quels sont les processus qui gagneraient à être optimisés par un outil collaboratif : si la communication interpersonnelle est excellente et fluide, inutile d’implanter Slack, par exemple.

Accompagner les équipes

La mise en place d’un outil collaboratif change les habitudes de travail : face au changement, les salariés seront soit enthousiastes, soit réfractaires, soit attentistes. Une formation au logiciel choisi est essentielle pour que chacun puisse s’approprier les outils et les intègre dans son fonctionnement quotidien.

Ensuite, veillez à ce que l’ensemble des collaborateurs “joue le jeu”. Si un cloud est installé, mais que certains continuent à envoyer des fichiers par mail pour les partager, cela ne fonctionnera pas. Cependant, il faut laisser un temps d’adaptation nécessaire à tout le monde pour prendre ses marques.

Les TPE-PME peuvent grandement bénéficier de l’utilisation d’outils collaboratifs, même avec un petit effectif. En misant sur la dématérialisation, la gestion de projet, le stockage et le partage de fichiers, ainsi que la communication interne, ces outils offrent des solutions efficaces pour s’organiser, gagner du temps et améliorer les échanges au sein de l’entreprise. Pour mettre en place avec succès ces outils, les TPE-PME devront bien diagnostiquer leurs besoins et accompagner les équipes.