Le service du midi bat son plein. Les clients règlent rapidement, souvent en titres-restaurant papier, avant de retourner au travail. Si l’encaissement se fait sans difficulté, la gestion des titres en fin de journée peut vite devenir une contrainte : comptage, tri, bordereaux, écarts…
Pour simplifier cette étape souvent chronophage, des solutions dédiées existent. Elles reposent sur des fonctionnalités clés qui permettent aux restaurateurs de gagner du temps et de fiabiliser leur gestion des titres-restaurant papier, à l’image de la solution Titres Prépayés d’Anikop, dont Upcoop est partenaire.
Le contrôle de validité des titres au moment de l’encaissement
Avant même de compter ou de trier les titres, il est essentiel de s’assurer qu’ils sont valides. Il est aujourd’hui possible de vérifier les titres-restaurant papier directement au moment du passage en caisse, grâce à une application mobile. La lecture du code-barres et le contrôle des informations principales (date de validité, format, cohérence) aident à détecter les titres périmés ou non conformes avant leur acceptation. Cette vérification en amont limite les risques d’erreurs et de pertes financières.
Le comptage automatique des titres après le service
Une fois le service terminé, les titres collectés doivent être comptabilisés. Le comptage manuel est chronophage et peu fiable lorsque les volumes augmentent. Le recours à un comptage automatisé permet d’obtenir un total rapide et précis, sans ressaisie manuelle, à partir d’un ordinateur, d’un smartphone, d’une douchette ou d’un scanner.
Le classement par émetteur et par valeur
Après le comptage, le tri des titres par émetteur et par montant est une étape indispensable pour préparer les remises. Lorsqu’il est automatisé, ce classement évite les manipulations répétitives et garantit une organisation claire et cohérente, facilitant la suite du traitement administratif.
La génération automatique des bordereaux
À partir des titres comptés et classés, les bordereaux de remise peuvent être générés automatiquement. Cette automatisation réduit fortement le risque d’erreur et facilite la préparation des envois, tout en assurant la conformité des informations transmises aux émetteurs.
La traçabilité et l’archivage numérique
Chaque titre traité est enregistré et archivé de manière numérique. Cette traçabilité permet de retrouver facilement les informations liées aux titres-restaurant : images, montants, dates ou bordereaux associés. En cas de contrôle, de questions ou de litiges, l’accès aux données est immédiat et structuré.
Rappel pratique : les dates à ne pas oublier
Les titres-restaurant papier peuvent être acceptés jusqu’au 31 janvier de l’année suivante. Ils doivent ensuite être envoyés aux émetteurs avant le 28 février, le cachet de La Poste faisant foi.
Upcoop à l’écoute des besoins des restaurateurs
Être restaurateur, c’est jongler entre de nombreuses compétences.
Il est important de s’entourer d’une bonne équipe et de bons partenaires.
