Comment utiliser efficacement les nouveaux outils de communication avec les salariés ?

Pour le CSE, une bonne communication permet de connaître les attentes des salariés pour décider des actions à mettre en place mais surtout de positionner le CSE dans l’esprit des bénéficiaires avec une communication identifiée et structurée qui renforcera le lien avec eux. Une bonne communication permettra aussi plus d’engagement et incitera à participer aux différentes actions et projets mis en place.

Quels sont les nouveaux outils à la disposition des CSE ? Comment les utiliser ?

L’évolution des modes de communication en entreprise

L’essor du travail à distance et celui des réseaux sociaux et autres plateformes numériques de communication ont profondément transformé les relations en entreprise. La perte du présentiel, notamment pendant la crise sanitaire, a mis en lumière la nécessité de repenser les méthodes traditionnelles de diffusion de l’information, notamment pour les CSE (comité social et économique). 

Les échanges informels et les réunions physiques, autrefois au cœur des interactions professionnelles, ont cédé la place à des alternatives numériques. Ce changement impose aux CSE de s’adapter rapidement et d’innover pour maintenir une communication efficace et continue avec les bénéficiaires. 

En effet, outre les obligations réglementaires d’information concernant les procès-verbaux, le CSE doit informer les salariés sur de nombreux points : 

• le rôle du comité social et économique ; 

• certaines dispositions propres à l’activité de l’entreprise et relatives au droit du travail ou aux accord d’entreprise ; 

• les réclamations et les réponses de l’employeur ; 

• les bonnes pratiques en matière d’hygiène et de sécurité au travail ; 

• les résultats d’enquête, par exemple à l’occasion d’accidents du travail pour éviter une récidive et sensibiliser les salariés ; 

• les explications sur le droit d’alerte ; 

• Son programme durant sa mandature et ses projets ; 

• la promotion des avantages sociaux ; 

• les animations et événements émaillant la vie du CSE… 

Les outils numériques offrent de multiples possibilités, mais les CSE doivent aussi mettre en place des stratégies de communication préservant la proximité et la convivialité des échanges. 

Les nouveaux outils et les stratégies hybrides que les CSE peuvent adopter

Des nouveaux canaux de communication

Les newsletters sont devenues des outils de communication très prisées par les CSE. Des rubriques récurrentes permettent de donner aux bénéficiaires des informations sur les événements à ne pas manquer, des astuces sur les avantages sociaux ou l’actualité du CSE. Mais cet outil ne favorise pas vraiment l’échange entre le CSE et ses bénéficiaires.  

Les plateformes numériques sont des solutions intéressantes pour contourner ce problème. Les CSE peuvent intégrer les réseaux sociaux d’entreprise, comme Yammer ou Workplace, pour créer des communautés d’échanges avec les bénéficiaires sur des questions précises ou pour recueillir leur feedback. Les logiciels de messagerie instantanée (Slack…) favorisent quant à eux une communication rapide en temps réel et des discussions informelles. Un salon Slack #CSE est ainsi un excellent moyen pour diffuser en temps réel ses actualités ou échanger avec les bénéficiaires.  

Les outils de visioconférence (Zoom, Teams, Meet…) sont des alternatives intéressantes pour organiser des réunions ou des présentations à distance avec un maximum de bénéficiaires, notamment lorsque les sites sont dispersés géographiquement. 

Ces outils offrent une meilleure accessibilité à l’information et facilitent la participation des bénéficiaires. Cependant, les obstacles techniques sont aussi parfois rédhibitoires (matériel, connexion faible…). Dans tous les cas, le numérique ne pourra pas remplacer la dynamique des interactions en présentiel. 

Personnaliser la communication pour les salariés

Comprendre les attentes du personnel

Une communication efficace repose sur la compréhension et la connaissance des préférences et des besoins des différents groupes de salariés. Le CSE pourra ainsi adapter les contenus et les canaux de communication en fonction des attentes spécifiques de chaque groupe et de ses habitudes. Ainsi, les jeunes entrant sur le marché du travail utilisent plus souvent le smartphone que l’ordinateur. 

Pour cela, il faut mesurer l’efficacité des communications afin d’évaluer leur impact. On analyse par exemple le taux d’ouverture des emails, la participation aux événements ou les feedbacks des salariés. L’analyse des données permet d’identifier les points forts et les axes d’amélioration, garantissant ainsi une communication toujours plus performante.  

Transmettre des informations de manière engageante et interactive

Des contenus interactifs et attractifs renforcent l‘engagement des salariés, comme des webinaires ou des sessions de questions-réponses en direct. Ces échanges sont d’excellents moyens de créer des interactions. Les boîtes à idées et les sondages permettent également de recueillir les opinions des salariés de manière plus douce et moins engageante, idéale pour les plus timides. 

Encourager les retours d’expérience est essentiel pour ajuster et améliorer continuellement les stratégies de communication. De cette manière, le CSE a l’assurance que les messages sont pertinents et bien reçus par les destinataires. 

La communication des CSE : innovation et perspectives

De nombreux CSE ont déjà mis en place des pratiques de communication innovantes. Par exemple, certaines entreprises ont développé des applications mobiles pour centraliser l’information et faciliter l’accès aux services CSE. D’autres ont créé des plateformes en ligne dédiées aux échanges entre bénéficiaires et représentants du personnel.  

MaViePro : un exemple de solution numérique pour le CSE

MaViePro est une solution numérique développée par UpCoop et Technologia qui centralise toutes les informations et les services du CSE afin de faciliter l’accès aux salariés. 

Les fonctionnalités de  MaViePro incluent : 

• la diffusion d’actualités sur un fil en continu ; 

• une FAQ sur mesure pour que les salariés puissent trouver instantanément une information précise ; 

• un chat pour communiquer en direct avec un élu CSE ; 

• des sondages pour que les salariés donnent leur avis sur un sujet donné… 

MaViePro est un outil numérique pour engager tous les salariés et offrir au CSE une source d’informations solides sur les attentes des collaborateurs. 

L’avenir de la communication du CSE en entreprise

La communication en entreprise pour les CSE repose sur une innovation continue et l’adoption des nouvelles technologies. L’utilisation accrue de l’intelligence artificielle permettra à l’avenir de personnaliser les messages. Il sera aussi possible de recréer des interactions en présentiel avec une intégration plus poussée des outils de réalité virtuelle.  

Les CSE doivent rester à l’écoute des évolutions technologiques pour s’adapter en permanence et répondre au mieux aux besoins des bénéficiaires. Il faut aussi prendre en compte la complémentarité des différents canaux de communication, afin de toucher un maximum de monde. Les nouvelles générations de collaborateurs favorisent l’omnicanalité associant numérique et physique afin de multiplier les interactions. 

La perte du présentiel, les nouvelles normes de travail et l’évolution des modes de communication imposent aux CSE de repenser leurs stratégies pour maintenir une communication efficace avec les salariés. En adoptant les outils numériques combinés aux événements en présentiel et en restant ouverts aux innovations, les CSE pourront maintenir et même renforcer leur lien avec les salariés.