La mission d’élu(e) au Comité Social Economique (CSE) s’ajoute aux tâches professionnelles et personnelles quotidiennes. Comment faire pour optimiser votre temps tout en remplissant vos fonctions électives ? Quels outils adopter pour gagner à la fois temps et efficacité ?
Nous avons concocté pour vous une boîte à outils et ressources pour gérer vos responsabilités et rationaliser certaines tâches.
L’objectif : vous concentrer sur vos missions essentielles. Notre mission : vous donner les moyens d’accomplir la vôtre.
Gagner du temps en gestion et en réunions
Le bon déroulement des activités du CSE repose sur une organisation fluide facilitée par des outils de gestion administrative et des réunions efficaces.
Optimisez votre gestion documentaire avec des outils innovants
Les missions du CSE conduisent à produire de nombreuses notes d’informations, supports de communications et autres ressources à consulter ou à mettre à disposition des salariés, sans parler des réunions qui génèrent leurs lots de convocations et comptes-rendus.
Les logiciels de gestion électronique des documents (GED) sont conçus pour classer, organiser et retrouver facilement les procès-verbaux, dossiers et archives diverses. Les plus connus sont :
- DocuWare
- Sharepoint
Certains processus administratifs comme l’envoi des convocations et la transmission des procès-verbaux sont particulièrement fastidieux et chronophages. Grâce à des outils d’automatisation comme Zapier, vous réduisez considérablement le temps consacré à des tâches répétitives. Il suffit de programmer un déclencheur et une tâche à faire pour envoyer par exemple la convocation à une date donnée, puis un rappel et enfin le compte-rendu de la réunion.
Les meilleurs outils de prise de notes collaboratives pour des réunions efficaces
Des réunions bien documentées et bien préparées sont plus courtes et plus efficaces. Pour prendre des notes collaboratives et partager votre travail avec les autres élus du CSE, les applications comme Evernote, OneNote ou Google Docs permettent de centraliser et partager les informations en temps réel.
Le point fort de ces outils ? Faciliter la prise de notes en réunion, mais aussi la collaboration postérieure : chaque personne autorisée peut ajouter des commentaires, modifier le document ou apporter une précision.
Les meilleurs outils comptables pour gérer les finances du CSE
L’un des rôles des élus CSE est de suivre et gérer les budgets, que ce soit la partie fonctionnement ou la dotation des activités sociales et culturelles (ASC). Des outils comptables performants facilitent le suivi des dépenses et des recettes, de la saisie des opérations comptables jusqu’aux flux financiers en passant par l’établissement des budgets.
QuickBooks offre des fonctionnalités intéressantes comme la gestion des factures, le suivi des paiements et la génération de rapports financiers détaillés. Sage 50cloud propose également des options de gestion de la paie et de la trésorerie, ainsi que des outils de prévision budgétaire.
Vous souhaitez être conseillé sur l’organisation de vos actions CSE ?
Chez UpCoop, nous disposons de solutions de gestion et comptabilité adaptées aux besoins et à la taille du CSE.
Communiquer, former et faire participer les bénéficiaires
Le succès du CSE dépend d’une communication fluide avec les bénéficiaires et d’une gestion de projet rigoureuse pour impliquer le personnel dans la vie du CSE.
Développez les actions du CSE grâce à un outil de gestion de projets
Les outils de gestion de projet sont conçus pour suivre l’avancement des projets, respecter les délais et attribuer les responsabilités de chaque tâche de manière claire. Ainsi, plus de quiproquo sur “qui doit faire quoi” ou d’oubli de deadline !
Des plateformes comme Trello, Asana, Monday ou ClickUp offrent des fonctionnalités adaptées pour organiser, planifier et prioriser les différentes missions du CSE.
Trello, avec son système de cartes et de tableaux pour organiser les tâches de manière visuelle, est le plus simple à prendre en main.
Boostez votre communication vers les bénéficiaires
Maintenir une relation solide et transparente avec le personnel nécessite une communication efficace. Les plateformes de communication interne comme Slack ou Teams ou encore les intranets dédiés permettent de partager rapidement des informations, de consulter les salariés et de les impliquer.
Ces outils offrent des canaux de communication variés : chats écrits, salons vocaux, appels vidéos, salons thématiques… Par exemple, en créant des salons spécifiques pour différents sujets, Slack facilite l’organisation des conversations et l’accès rapide aux informations pertinentes.
Comment utiliser efficacement les nouveaux outils de communication avec les salariés
Impliquer les bénéficiaires avec des sondages et enquêtes en ligne
Recueillir les avis et préoccupations des salariés constitue souvent une base de travail primordiale pour les CSE. Utilisez des sondages en ligne avec des outils comme Google Forms, SurveyMonkey ou Tally pour collecter rapidement des retours de la part des bénéficiaires.
Vous pouvez les interroger sur des sujets très divers : l’ambiance au travail, leur demander leur préférence pour le lieu de l’arbre de Noël ou leur faire choisir un nouvel avantage social parmi plusieurs propositions.
Les plateformes sont faciles à utiliser et offrent des fonctionnalités avancées pour analyser les résultats et intégrer les retours dans les décisions du CSE. Les enquêtes à questions ouvertes peuvent aussi être exploitées comme des boîtes à idées permanentes.
Gagnez en efficacité avec les solutions tout-en-un pour les CSE
Les solutions UpCoop conçues pour les CSE
Pour simplifier votre quotidien d’élu CSE, des solutions tout-en-un spécialement conçues pour vous intègrent les fonctionnalités indispensables. Elles permettent de centraliser toutes les tâches inhérentes à la vie du CSE pour les gérer de manière cohérente et organisée.
UpExpert est notre logiciel de gestion et comptabilité CSE complet et intuitif. Il est conçu pour s’adapter à tous vos besoins. Livré clé en main, son tableau de bord intuitif et son ergonomie moderne séduiront tous les utilisateurs. Il comprend la gestion automatisée des activités comptables, avec des paramètres avancés pour s’adapter à votre fonctionnement. Il vérifie notamment l’éligibilité des bénéficiaires pour les différents avantages. La communication est aussi facilitée, avec un module d’envoi de newsletters, des fonctionnalités de publipostage et un site Internet regroupant toutes les infos sur le CSE.
De son côté, Compte Pro CSE est un des modules de la plateforme tout-en-un de Leeto, dédiée à la gestion du CSE et des RH. Il permet notamment de suivre de manière journalière vos budgets ACS et AEP, votre trésorerie en temps réel, de catégoriser les transactions de manière automatique et d’accéder à vos documents comptables en un seul clic…. Une interface simple et intuitive.
Adopter une solution tout-en-un simplifie le travail des élus CSE et améliore leur efficacité pour leur permettre de consacrer plus de temps aux actions et aux échanges avec les bénéficiaires.
Tirez pleinement parti de vos outils avec la formation
Quels que soient les outils choisis, se former est essentiel afin de les utiliser au maximum de leur potentiel. La plupart des solutions proposent des webinaires, des tutoriels en ligne et un support pour la mise en place.
Chez UpCoop, l’accompagnement des utilisateurs à l’utilisation de UpExpert fait par exemple partie de l’offre. Un chef de projet vous aide à mettre en place et paramétrer le logiciel et un formateur vous explique comment l’exploiter au mieux. Ensuite, l’assistance est là pour répondre à vos questions.
Adopter les bons outils peut transformer radicalement le quotidien des élus du CSE en simplifiant la gestion des tâches administratives, en améliorant la communication et en optimisant la gestion financière. Des logiciels spécifiques proposés par UpCoop vous feront gagner un temps précieux, à condition d’intégrer ces technologies dans sa pratique quotidienne et de se former pour tirer le meilleur parti des outils. Vous améliorerez non seulement votre organisation, mais renforcerez aussi votre impact en tant qu’élus du CSE.
UpExpert – Le logiciel de gestion et comptabilité CSE dédié à votre fonctionnement
Redécouvrez l’expérience d’un logiciel de gestion des activités des CSE et d’un site internet qui s’adaptent au fonctionnement de votre CSE. Des solutions dans le respect des obligations comptables, du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et des normes ISO 9001.
