Les obligations de l’employeur pour les repas

Pour respecter ses obligations repas dans une entreprise de moins de 50 salariés, l’employeur peut aménager un emplacement de restauration au sein des locaux de travail, sous certaines conditions. Cette démarche nécessite une déclaration préalable auprès des autorités compétentes.

A qui adresser la déclaration ?

L’employeur doit adresser une déclaration préalable à l’inspection du travail (organisme chargé de veiller au respect de la législation du travail) et à la médecine du travail (garant de la santé et de la sécurité des salariés sur le lieu de travail).

Comment faire la déclaration auprès des autorités compétentes ?

La déclaration doit être effectuée avant l’aménagement de l’emplacement de restauration. Elle peut être transmise par tout moyen permettant de prouver la date de réception (courrier recommandé avec accusé de réception ou courrier électronique avec accusé de réception). Il est essentiel de conserver une copie de la déclaration et les preuves de son envoi pour attester de la conformité à l’obligation de l’employeur concernant les repas.

Quelles sont les informations à transmettre sur la déclaration ?

La déclaration doit comporter les informations suivantes :

• Identité de l’employeur ou raison sociale de l’entreprise ou de l’établissement
• Secteur d’activité de l’entreprise ou de l’établissement
• Adresse du site concerné et numéro SIRET
• Description détaillée des espaces concernés, incluant les mesures prises pour assurer de bonnes conditions de santé et de sécurité.
• Nombre de salariés concernés.

En fournissant ces informations, l’employeur démontre sa volonté de respecter les obligations légales en matière de repas et de garantir le bien-être de ses salariés.

Les obligations de l’employeur liées au repas ne concernent pas uniquement l’emplacement et l’aménagement des espaces de restauration. Peu importe l’effectif de l’entreprise, il y a d’autres contraintes à respecter.

Indemnités ou frais de repas des salariés

Dans certaines situations, l’employeur a pour obligation liée au repas de verser une indemnité aux salariés. Par exemple, si le salarié est en déplacement professionnel et ne peut pas regagner son domicile ou son lieu habituel de travail pour le déjeuner, une indemnité forfaitaire peut être versée. Les montants de ces indemnités sont révisés annuellement. Pour l’année 2024, les plafonds d’exonération de cotisations sociales relatifs aux indemnités de repas sont les suivants :

• Repas au restaurant lors d’un déplacement : 20,70 € par repas.
• Repas hors des locaux de l’entreprise ou sur un chantier : 10,10 € par repas.
• Repas sur le lieu de travail en raison des conditions particulières d’organisation ou d’horaires de travail : 7,30 € par repas.

Moment de pause déjeuner des salariés

Selon l’article L3121-16 du Code du travail, l’employeur a pour obligation d’accorder une pause aux salariés d’au moins 20 minutes lorsque leur temps de travail atteint 6 heures consécutives.

• Durée minimale : la pause doit être d’au moins 20 minutes, mais elle peut être allongée par des accords collectifs ou le règlement intérieur de l’entreprise.
• Moment de la pause : elle doit être accordée avant la fin des 6 heures de travail consécutif.
• Pause déjeuner incluse : la pause déjeuner peut constituer cette pause, à condition qu’elle respecte les 20 minutes minimales.

Pour les salariés mineurs, cette obligation de l’employeur liée au repas ou à la pause est plus stricte : une pause d’au moins 30 minutes consécutives doit être accordée après 4 heures 30 de travail continu.

Avantages en nature

Si l’employeur fournit directement les repas aux salariés (par exemple, via une cantine d’entreprise), cela constitue un avantage en nature. La valeur de cet avantage est évaluée forfaitairement et est soumise à cotisations sociales. Pour l’année 2024, la valeur forfaitaire de l’avantage en nature nourriture est fixée à 5,35 € par repas, ou 4,15 € par repas dans le secteur des hôtels, cafés et restaurants.

Titres restaurant

Bien que non obligatoires, les titres restaurant sont une solution couramment adoptée par les employeurs pour faciliter la mise en place de leur obligation repas. Si l’employeur décide de les distribuer, il doit respecter certaines conditions :

• Participation financière : l’employeur doit financer entre 50 % et 60 % de la valeur du titre.
• Exonération de cotisations sociales : la contribution de l’employeur est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 7,18 € pour les titres émis à partir du 1ᵉʳ janvier 2024.

Les mètres carrés étant, dans nos contrées, une « denrée rare », des solutions de substitution ont été recherchées, permettant de faciliter la mise en place des obligations de l’employeur pour les repas.

Titres restaurant

Dès 1962, le ministre du Travail a admis la possibilité de se libérer de son obligation en tant qu’employeur, de réfectoire par l’attribution de titres restaurants. Mais le Conseil d’État a contredit le ministre en jugeant que l’employeur qui fournissait des titres repas n’était pas pour autant dispensé de fournir un local de restauration si au moins 50 salariés le demandaient. Si l’employeur se voit contraint d’installer, coûte que coûte, un réfectoire, rien ne pourra l’obliger à maintenir les titres restaurant, ceux-ci n’étant jamais obligatoires, sauf accord collectif les imposant. C’est un problème qui risque de se poser de plus en plus en période de durcissement du coût de la vie.

Cantine

Autre solution qui contre l’obligation de l’employeur pour les repas, et qui ne se discute pas : la cantine. Qu’elle soit d’entreprise ou interentreprises, elle répond aux exigences réglementaires et va même au-delà. Mais attention, même si elle est admise comme une façon de s’acquitter de l’obligation par l’employeur de fournir un local de restauration pour les repas, la cantine reste un avantage facultatif.

Il est primordial pour un CE de le savoir car il résulte de ce constat que la cantine fait partie des actions sociales et culturelles. Sa gestion appartient donc au CE même s’il la délègue à l’employeur, de telle sorte que, si ce dernier fait des économies sur la cantine, celles-ci viendront grossir le budget des ASC.

Accords locaux

Les accords locaux sont des conventions négociées au sein de l’entreprise entre l’employeur et les représentants des salariés. Ils permettent d’adapter les modalités liées à l’obligation employeur repas en fonction des spécificités de l’entreprise. Ces accords peuvent, par exemple, prévoir des alternatives comme l’utilisation d’espaces partagés, des partenariats avec des restaurants locaux ou des aménagements simplifiés pour les pauses repas. Cependant, ils doivent respecter les exigences légales en matière d’hygiène, de sécurité et de bien-être des salariés.

Bien qu’il ne remplace pas les obligations employeur pour le repas, le titre déjeuner est un avantage non négligeable.

Qu’est-ce que le titre restaurant UpDéjeuner ?

UpDéjeuner est le titre restaurant visant à faciliter la gestion des repas des salariés. Disponible sous forme de carte dématérialisée ou de chèque, il permet aux employeurs de répondre efficacement à leurs obligations en matière de repas. Avec UpDéjeuner, les bénéficiaires ont le choix de leurs lieux de restauration et de ce qu’ils veulent consommer, dans la limite de 25€ journalier.

Où l’utiliser ?

Les titres-restaurant UpDéjeuner sont acceptés dans un vaste réseau de plus de 230 000 points de restauration. Les bénéficiaires peuvent les utiliser dans divers établissements : restaurants, brasseries, boulangeries, snacks, supermarchés, traiteurs et même pour des services de livraison en ligne.

Pourquoi le choisir ?

Opter pour UpDéjeuner ce n’est pas seulement répondre aux obligations de l’employeur en termes de repas, cette solution a quelques points en plus : 

• Choix du format : disponible en chèque ou en carte, UpDéjeuner s’adapte aux besoins de chaque entreprise. 
• Personnalisation : les employeurs peuvent personnaliser les supports selon la charte de l’entreprise et indiquer le nom de chaque bénéficiaire.
• Suivi avec l’application MonEspaceUp : les bénéficiaires ont accès en temps réel à leur solde et à leurs transactions grâce à une application pour smartphone.
• Programme Up+ : en utilisant leur carte, les bénéficiaires peuvent cagnotter de l’argent, ce qui rend cet avantage encore plus profitable.