Les articles du décret n°3262 du Code du travail concernant le moyen de paiement spécial du chèque repas définit qu’il est possible d’effectuer un échange de titre restaurant, sous respect de certaines conditions :
Le titre doit être lisible (non endommagé) par la machine, dans le cas des titres restaurant dématérialisés telles que les cartes ou les applications mobiles, par l’homme ou la machine, dans le cas des supports au format papier (chèque, titre). Cela signifie que l’ensemble des informations (nom, valeur, adresse de l’organisme émetteur, nom du bénéficiaire et date du millésime), doivent être vérifiables. Tout titre présentant des traces de dommages invalidant sa fonction principale (payer un repas), ne peut être échangé.
Exemple concret : une personne dont le titre ne fonctionne pas à la caisse d’un restaurant ou dont le code barre ne peut être lu par la machine ou encore dont le numéro est illisible, n’est pas échangeable.
Il ne doit pas avoir été utilisé auparavant.
En effet, un titre restaurant est nominatif et destiné à une utilisation unique. Ainsi, ils ne peuvent être détenus que par des salariés, qui les ont « achetés » auprès de leur employeur, ce dernier prenant à sa charge une partie de la valeur du titre. Contrairement à un billet de banque ou à un chèque bancaire, le titre restaurant ne peut avoir qu’une affectation possible : l’acquittement du prix d’un repas (art. L 3262-1 du Code du travail).
Il doit respecter l’ensemble des règles fixées par la Commission Nationale des Titres Restaurant. Les informations suivantes doivent être apparentes sur les titres: la valeur, le nom du bénéficiaire, la date du millésime, le nom et l’adresse de la société émettrice.
Respecter sa date de péremption : le salarié peut échanger les titres restaurant en sa possession et non utilisés à l’expiration de la période d’utilisation des titres concernés (art. R 3262-5 du code du travail). Pour que cet échange, contre des titres du nouveau millésime, soit possible, les titres inutilisés doivent être remis impérativement à l’employeur dans les 15 premiers jours suivants la fin de la période d’utilisation.
Dans le cas d’un titre restaurant périmé, il est aussi possible de faire don du titre à l’association Action contre la Faim. UpDéjeuner supporte par exemple l’opération intitulée : « Je déj’, je donne ». Cette opération a été mise en place en 2009 par Action contre la Faim, en partenariat avec le Groupe Up
L’association est habilitée à collecter l’ensemble les titres restaurant distribués par les organismes émetteurs.
Pour ce qui est du remboursement, et non de l’échange des titres restaurant, la législation en vigueur ne prévoit le remboursement des titres restaurant non utilisés par le salarié que dans l’unique cas où le salarié vient à quitter son entreprise.